Avoir un service de permanence téléphonique au sein de son entreprise est un réel privilège. Il y aura des professionnels qui s’occupent entièrement de la gestion des appels téléphoniques. Cependant, cette solution n’est pas souvent accessible pour certaines structures. Elles préfèrent le confier à des professionnels en externe. Heureusement, bon nombre de sociétés se sont spécialisées dans la prestation de service en permanence téléphonique d’entreprise. Elles sont en mesure de remplir toutes les missions associées. Ci-après toutes les informations importantes à savoir ce type de service.
Permanence téléphonique : en quoi consiste-t-elle ? Pour qui est-elle dédiée ?
Qu’elle soit en interne ou externalisée, une permanence téléphonique assure la gestion des appels d’une entreprise. La principale mission est notamment de traiter tous les appels entrants et aussi toutes les demandes des appelants. Dans le cadre de son externalisation, cette tâche est assurée par des télésecrétaires expérimentés suivant les instructions imposées par les commanditaires. Sa mise en place s’avère être indispensable pour soigner la relation client. La société doit être restée joignable à tout moment sans pour autant produire un impact sur sa productivité au quotidien.
D’ailleurs, certaines agences spécialisées peuvent également s’occuper d’autres tâches associées au secrétariat d’entreprise. Aujourd’hui, un service de permanence téléphonique d’entreprise répond aux besoins de tous les secteurs d’activité. Il peut s’agir du domaine commercial, juridique, médical, comptable… Il est aussi adapté aux grands groupes, PME, artisans et professions libérales. Par contre, les commanditaires ont le choix entre confier les missions en totalité ou seulement une partie. Ils peuvent également opter pour des services seulement en week-end ou journaliers. Cette solution d’externalisation de la permanence téléphonique est bien flexible.
Les différentes missions à confier à ce service spécialisé
Si une entreprise choisit de créer un pôle dédié en interne, elle doit rassembler une équipe de secrétaire expérimenté dans la gestion des appels téléphoniques et dans le domaine du secrétariat en général. Par contre, l’externalisation est la meilleure solution pour collaborer avec des experts. Le commanditaire n’aura plus à recruter. Souvent, en externalisation, la gestion de la permanence téléphonique d’entreprise est habituellement confiée à un centre d’appel. Dans la réalisation de ses missions, cette structure est souvent amenée à entretenir et à asseoir l’image du commanditaire. Elle doit également créer des opportunités d’affaires.
Pour y arriver, les tâches sont divisées en différents services tels que les services pour les recouvrements ou encore les services aux consommateurs. Le prestataire s’occupe également du service client, du service après-vente, de support technique… Parfois, il peut aussi être amené à contacter des personnes pour porter assistance par rapport à un service ou un produit. Sa prestation peut aussi inclure d’autres services comme la réalisation de ventes, de questionnaires de satisfaction ou encore de la prospection.
Les principaux avantages de recourir à une permanence téléphonique externalisée
Comme évoqué précédemment, opter pour un service de permanence téléphonique d’entreprise est l’assurance de profiter de différents avantages. Déjà, le commanditaire bénéficie d’un gain de temps considérable. Avec les appels redirigés vers les télésecrétaires, les dirigeants et tous les collaborateurs auront plus temps pour se focaliser sur leur cœur de métier. Ils ne seront pas dérangés par les sonneries incessantes du téléphone. Ce qui favorise grandement la productivité. La mise en place de ce service spécialisé offre également une importante flexibilité en ce qui concerne les horaires. L’entreprise cliente a la possibilité d’en bénéficier en dehors des horaires d’ouverture.
Il est même possible d’opter pour une permanence téléphonique le week-end ou encore les jours fériés afin d’assurer de proposer un service continu à ses clients ou prospects. Ce qui permet d’éviter la perte des appels qui pourraient offrir des opportunités de vente. Par ailleurs, faire des économies est aussi au rendez-vous avec prestataire de service en permanence téléphonique d’entreprise. Cela s’explique clairement par l’absence de charges associées à sa mise en place en interne contrairement à l’externalisation. En effet, ce sera le centre d’appels qui s’occupera de tout : le recrutement des agents, la mise en place du pôle, les matériels et logiciels utilisés… Les tarifs sont tout simplement calculés sur la base du nombre d’appels traités. D’autant plus qu’ils sont souvent personnalisables en fonction des besoins des commanditaires.